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Eu nunca quis ser empesária, eu queria ser professora universitária. Mas, como vocês podem ver, no fim acabei me tornando uma. Em um dado momento dessa jornada, uma amiga minha me apresentou um conceito: o bloqueio de agenda. Esse conceito é essencial pra que a gente possa organizar o tempo de uma forma que possamos nos aproximar do nosso objetivo final. Com o tempo, fui adaptando esse conceito e criei algumas ferramentas que me ajudam a trabalhar e a ser mais produtiva.

O meu objetivo final é ter 50%+1 de cidades inteligentes no Brasil até 2030. Isso significa que vou trabalhar com mais de 2.500 municípios nos próximos anos, é muita coisa. Pra conseguir alcançar esse objetivo preciso abrir e trabalhar com várias frentes ao mesmo tempo e só vou conseguir fazer isso se tiver uma gestão muito eficiente do meu tempo. É o que tenho feito e é isso que quero mostrar pra vocês: como você pode melhorar a sua gestão de tempo para que possa contribuir para o projeto LICI. Para isso vamos aprender um conceito:

Tríade do tempo

 

Esse conceito está no livro “Tríade do Tempo” de Christian Barbosa. Esse livro é um bônus do nosso treinamento, porque aprender a usar o tempo com eficiência é importante para quem quer acelerar cidades inteligentes.

A metodologia desenvolvida pelo autor foi feita com base em uma pesquisa realizada com mais de 40 mil pessoas. É uma metodologia simples, que traz regras para o controle do nosso tempo e divide as atividades que consomem o nosso tempo em 3 esferas:

1. Importantes

 

São as atividades que são significativas em nossas vidas, relacionadas aos nossos sonhos e objetivos. Toda vez que você está fazendo algo no seu dia a dia que te aproxima dos seus sonhos e objetivos, você está fazendo algo muito importante.

2. Urgentes

 

São as atividades que não são previstas, surgem de última hora, são estressantes. E também as atividades para as quais o tempo está curto ou já se esgotou. É importante ter na agenda tempo para o imprevisto para que você tenha flexibilidade para encaixar coisas que são importantes e urgentes.

3. Circunstanciais

São atividades desnecessárias, onde desperdiçamos nosso tempo de forma inútil, como conversas sem sentido e atividades que não agregam valor a nossa vida ou coisas que fazemos de forma repetidas. São tarefas “ladrões de tempo”. Coisas que te levarão a lugar nenhum.

A tríade do tempo ideal

 

Uma pessoa eficiente tem a sua tríade do tempo assim:

70% Importante
20% Urgente
10% Circunstancial

Mas o que percebemos hoje quando falamos de administração pública é que a maior parte do tempo dos nossos gestores é gasta com atividades urgentes e circunstanciais: apagando incêndios, tendo que refazer coisas, passando horas com o sistema fora do ar, etc.

Isso é errado, pois a gestão deixa de ser eficaz. A gente precisa colocar os gestores pra fazer o que é importante. Eles precisam apagar os incêndios? Sim, com certeza. Mas devem gastar 70% do tempo com questões urgentes? Não.

Importante pontuar que o ideal não é, quase sempre, o que vamos conseguir. É extremamente difícil conseguir ajustar nossas agendas para que passemos 70% do tempo dedicados somente as coisas importantes, mas essa deve ser a meta e devemos nos organizar para isso.

A minha tríade do tempo:

 

Dentro da nossa comunidade LICI é disponibilizado para os alunos um teste pra que possam identificar como está a distribuição do tempo de cada um. Fiz o teste hoje e vou compartilhar com vocês o resultado:

59,1% Importância
20,5% Urgência
20,5% Circunstancial

Veja que mesmo depois de muita lapidação, ainda não consegui chegar no ideal, mas estou próxima – e bem mais próxima do que estava quando fiz o teste pela primeira vez há alguns anos, quando a minha tríade estava mais ou menos 33% pra cada esfera.

Entende porque é importante saber disso? Porque uma vez que eu sei o que está roubando o meu tempo, sei o que tenho que parar de fazer a fim de sobrar tempo para focar nas coisas que são mais importantes e, assim, colocar o tempo para trabalhar à meu favor.

Mas o que eu fiz e que você também precisa fazer para chegar nessa gestão de tempo quase ideal? Vamos lá.

5 passos para o sucesso na gestão do tempo:

  • 1

    Tenha um objetivo claro e definido

    onde você quer chegar?

  • 2

    Faça um planejamento

    para você sair de onde está e alcançar o seu objetivo, o que você precisa fazer? Escreva no papel, não basta estar só na cabeça.

  • 3

    Execute as tarefas

    não basta estar só no papel, é necessário realizar. Defina um prazo/deadline e vá executar o planejamento.

  • 4

    Faça parcerias

    seja uma equipe, uma parceria com prefeituras ou ONGs, com parcerias alcançamos os resultados mais rápidos e vamos mais longe.

  • 5

    Compartilhe seus resultados

Exercício

 

Pegue duas folhas e uma caneta ou abra o word ou o excel e faça essa atividade.

1. Liste todas as atividades que você realiza separando-as em 3 pilares:

  1. Vida pessoal
  2. Relacionamentos
  3. Trabalho

2. Abra um excel e crie uma agenda semanal com intervalos de 60 minutos, vamos fazer o bloqueio de agenda:

  • A sua agenda deve ser de domingo-domingo; em intervalos de 60 minutos; desde a hora que você acorda até a hora que vai dormir.

3. Coloque tudo que você listou no papel na agenda

  • Primeiro coloque o que é fixo para que você saiba que aquele horário não pode ser destinado a outra atividade. Eu, por exemplo, dou aula toda quinta-feira no Youtube, tenho reunião toda segunda das 09h até 10h, então já sei que nesses horários não posso marcar nada.
  • Na minha agenda, eu me organizei por áreas: cada dia eu me dedico à uma das áreas que pertencem ao meu trabalho.

4. Execute a agenda.

  • Lembre que agenda não é 100% executada, se você conseguir executar 70% do que está nela já está ótimo.

Ao fazer esse exercício você provavelmente vai descobrir:

  1. Que tem mais atividades do que cabe na sua agenda.
  2. Como está a sua roda de gestão de tempo, ao visualizar quais atividades você prioriza e quais deixa para depois.
  3. Existem muitas atividades que você não precisaria estar fazendo, muitas que não são responsabilidade tua (resolver problemas da sua família, por exemplo), treinamentos que não te levam a lugar nenhum.
  4. Existem tarefas que precisam ser feitas, mas que você precisa delegar, pois não caberão na tua agenda.

Mas é importante que você perceba, assim como percebi quando fiz esse exercício há cerca de três anos, que o tempo é um recurso que gastamos e não conseguimos ter de volta, diferente do dinheiro. Foi depois de enxergar isso que passei a tentar gerenciá-lo de uma forma mais eficiente e assertiva, para que ele gere mais qualidade de vida, paz, relacionamentos e dinheiro.

Então, sempre que for aceitar uma tarefa, se questione: essa atividade está alinhada com o meu propósito de vida?

Lembre-se disso: o recurso mais importante que a gente tem hoje é o tempo. E você precisa administrá-lo de uma forma eficaz.

Como organizei minhas atividades pra dar conta de tudo

 

Assim como no exercício, coloquei cada atividade em uma das 3 esferas:

  1. Vida: tudo que preciso fazer para cuidar de mim, aproveitar a vida, me aperfeiçoar;
  2. Trabalho: eu tenho várias frentes (empresa, ONG, treinamentos e mentorias, plataforma CHESI, marketing)
  3. Relacionamentos: família, amigos, namorado
É muita coisa. Só é possível dar conta de tudo gerenciando o tempo, executando os 5 passos que falamos agora pouco e organizando a agenda de acordo a direção que foi estabelecida no primeiro item (definir um objetivo claro).
 
Eu defini o meu, todas as atividades que executo me levam para um único lugar, para o lugar de ter 50%+1 de cidades inteligentes do Brasil até 2030. 
 
  • Na parte de educação, estou formando pessoas para esse projeto.
  • A plataforma que está sendo desenvolvida é para ajudar as prefeituras a implantarem o projeto de cidades inteligentes.
  • As consultorias e oficinas formam lideranças locais.

Perceba que tudo está alinhado com o meu objetivo final e você precisa fazer isso também. Qual é o seu objetivo? Qual é a sua estrela do norte? Para onde está caminhando?

Você precisa dessas respostas para poder identificar ao fazer a lista, quais coisas anda fazendo que não te levam para onde você quer chegar. Identifique as atividades que estão roubando o seu tempo, te atrasando e às vezes até mesmo te impedindo de chegar onde quer e aprenda a dizer não para elas se não couberem na sua vida.

Quando estabelece isso em sua mente você consegue ter motivação até mesmo para ir na academia, por exemplo, pois a atividade física passa a ser uma aliada na sua conquista – afinal de contas, você precisa estar bem para alcançar suas metas, sem saúde você não chegará a lugar algum.

Você só vai conseguir acelerar cidades inteligentes no Brasil se souber administrar o seu tempo.

Se fôssemos resumir em duas perguntas a aula de hoje, seriam:

  • Onde você quer chegar?

  • O que você está fazendo hoje está contribuindo para você alcançar esse objetivo?

    Se não, você não deveria estar fazendo. Delegue, se for importante, ou apenas pare de fazer.

Dessa forma você vai ter resultados extraordinários.